Formato PDF Téc. Yanet Lujardo Escobar1 y Lic. Javier Santovenia Díaz2
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Cita (Vancouver): Lujardo Escobar Y, Santovenia Díaz J. Servicio de acceso al documento en la Biblioteca Médica Nacional. Acimed 2005;13(1). Disponible en: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol13_1_05/aci08105.htm Consultado: día/mes/año.
El 6 de junio de 1977 el Ministerio de Salud Pública estableció
la estructura, la plantilla y las funciones del Centro Nacional de Información
de Ciencias Médicas (CNICM) mediante la Resolución No. 38 , sin
embargo, desde el año 1965, dicha institución asumía la
función principal en el desarrollo de un sistema de información
médica con cobertura nacional. Desde sus inicios, se fomentó la
creación de una hemeroteca, con los títulos de revistas procedentes
de la biblioteca de la Escuela de Medicina de La Universidad de La Habana. En
1966, se prestó servicio de sala de lectura a 4 821 entre médicos
y estudiantes y se inauguró el servicio de préstamo interbibliotecario.
Las donaciones recibidas diversificaron sus fondos bibliográficos y por
esta razón, en 1970, comenzó a funcionar como Biblioteca Médica
Nacional (BMN).1
La BMN se propone convertirse en el paradigma de las bibliotecas que integran el Sistema Nacional de Salud; transformar el esquema de una biblioteca tradicional con una gestión efectiva del conocimiento y el desarrollo de procesos en ambientes virtuales. Su misión es garantizar la prestación de servicios de información científica y tecnológica a la comunidad de usuarios del sector de la salud, para contribuir con ello a la elevación de los indicadores de calidad en la investigación, la gestión, la enseñanza, la asistencia y la cultura médica en general, así como propiciar el hallazgo de soluciones que posibiliten enfrentar los problemas de salud del país y del mundo. Su objetivo general es implementar servicios digitalizados de acceso a la información documental sobre temas de salud, a partir del uso de las tecnologías de información y comunicación que ofrece la Red Telemática de Salud de Cuba (INFOMED) (Lazo B. Servicio SCAD [en línea]. Ponencia presentada en la Jornada Científica de la Biblioteca Médica Nacional.-Cuba: Biblioteca Médica Nacional, martes, 21 de enero 2003. Disponible en: http://bmn.sld.cu/jornada/anteriores/3ra/trabajos/4_barbaralazo/SCAD.ppt Consultado: 5 noviembre del 2004).
Desde los primeros años del triunfo de la revolución, la dirección del país estuvo consciente de la importancia de organizar la información en materia de salud pública. Por aquel entonces, se importaban revistas médicas de diferentes naciones y se producían en la isla publicaciones en las especialidades de pediatría, medicina, cirugía e historia de la medicina, fundamentalmente. Se imponía entonces la necesidad de crear un sistema nacional de información capaz de asumir la responsabilidad de garantizar el funcionamiento de una estructura informacional, que respondiera a los requerimientos de desarrollo de las tareas asistenciales, científicas y docentes.
El servicio de préstamo interbibliotecario existe en la BMN desde el
año 1966. Con el paso del tiempo, y como resultado de los avances tecnológicos,
evolucionó hasta convertirse en un servicio de acceso al documento.
Para el establecimiento del servicio de préstamo interbibliotecario,
la BMN, a principio de cada año, entrega a sus instituciones subordinadas
Las instituciones de toda la red de Ciencias médicas de Ciudad de La
Habana y La Habana: policlínicos, hospitales, institutos, facultades
y centros municipales un contrato de servicio y una copia de su reglamento (anexo
1, 2).
En el caso que una institución que no pertenezca a la red, necesite
un préstamo, no se establecerá un convenio con la BMN, sino que
se le oferta el servicio por medio de una carta del director de la institución
que autoriza por su urgencia la solicitud del préstamo.
Entre las fuentes principales objeto de préstamo, se encuentran las
revistas y los vídeos científicos.
El bibliotecario de la institución solicitante asiste personalmente
a la BMN, expone su solicitud mediante el completamiento de la boleta de solicitud
de préstamo (anexo 3).
El préstamo se realiza por un período de 15 días como máximo. En caso de que la institución solicitante requiera utilizar el documento por más tiempo, puede proceder, antes de que se cumpla el plazo del préstamo, a solicitar una prórroga por una semana más. Las violaciones del reglamento de préstamo pueden llevar a la suspensión del servicio.
Constituye una alternativa del servicio de préstamo interbibliotecario
como parte de las opciones disponibles para el acceso a los documentos.
No es común acceder a la solicitud de documentos originales, debido
a las necesidades de su conservación; por razones obvias, ellos no deben
exponerse a traslados inseguros. Además, si se considera el peso del
documento, muchas veces es menos costoso enviar por vía aérea
una fotocopia que el original. Asimismo, ocurre con las solicitudes recibidas
del extranjero que, en muchos casos, se tratan de ejemplares únicos o
de documentos de uso muy frecuente en el país. En estos casos, procede
el envío de una reproducción en papel (fotocopia) o en microformas
(microficha o microfilm).3
Una vez identificado el documento y las páginas de interés, el
usuario procede a solicitar el servicio de reproducción cuyo costo es
de un peso, moneda nacional, por cuartilla y se brinda en el día.
Para recibir este servicio es necesaria la firma previa por parte de la institución
del usuario del convenio de préstamo interbibliotecario con la BMN. Con
la firma y el nombre de la bibliotecaria, otras personas debidamente autorizadas
por ella, pueden solicitar el servicio.
Se ofrece sólo a usuarios nacionales. En este caso, la reproducción se realiza en papel. Las bibliotecarias recogen las solicitudes de sus usuarios y las tramitan en la BMN. El servicio a los ciudadanos extranjeros, vinculados con alguna institución de la red, se realiza por intermedio de la bibliotecaria de su institución. Los demás lo deberán hacer a partir de la solicitud del servicio a Bireme (www.bireme.br).
Una vez que el usuario ha identificado el disco compacto de interés
entre los disponibles en la BMN, procede a solicitar su reproducción
y a la entrega de un disco compacto virgen en caja sellada.
La BMN no se hace responsable de la reposición del CD entregado por
el usuario que presente defectos de fabricación El disco compacto reproducido
(quemado) se entrega a las 72 horas de formulada la solicitud.
Para recibir este servicio es necesaria la firma previa por parte de la institución
del usuario del convenio de préstamo interbibliotecario con la BMN. Es
la firma y el nombre de la bibliotecaria que está solicitando el servicio
ya que en el contrato aparece el nombre de las personas autorizadas para venir
a nuestra institución a recibir el servicio
El trámite se realiza por intermedio de la bibliotecaria que atiende la institución donde el usuario radica. Todo este servicio es a través de la bibliotecaria nunca el usuario es quien nos solicita.
Uno de los logros de la aplicación de las nuevas tecnologías
a los servicios de acceso al documento es el aumento de su seguridad y rapidez.
Cualquiera que disponga de una computadora conectada a una red, puede solicitar
y acceder a la información en un tiempo mínimo. Entre las vías
que más han facilitado esta tarea se encuentra el servicio de correo
electrónico, que reduce considerablemente el tiempo necesario para realizar
las solicitudes y recibir las copias de los documentos.
A su vez, las tecnologías digitales actuales ofrecen amplias posibilidades
para solucionar los problemas de almacenamiento, procesamiento y recuperación
de los documentos en las unidades de información, así como para
el perfeccionamiento de la gestión de los documentos en las organizaciones.
Ahora bien, el acceso a la información por medio de recursos compartidos en un entorno electrónico representa un gran reto, por su complejidad y el esfuerzo que se requiere de un gran número de profesionales. Si esta complejidad se resuelve y se establecen normas, el servicio y los beneficios económicos que genera puede transformar de manera positiva la forma y el ámbito de los servicios bibliotecarios y de información en el mundo.4
Cualquier biblioteca del Sistema Nacional de Información de Ciencias
Médicas (SNICM) o centro cooperante del proyecto de Catálogo Colectivo
de Publicaciones Seriadas (Secimed), que disponga de la tecnología y
la conexión a una red electrónica, pude solicitar y recibir el
servicio de copia de documentos, previa solicitud a la BMN, que se encargará
de tramitarla en el país o en el extranjero.
La concepción de una biblioteca virtual en salud, a partir del surgimiento
de nuevas posibilidades de almacenamiento y transmisión electrónica
de textos, imágenes y audio en forma integrada, permitió la creación
de servicios de acceso a los documentos mucho más eficientes. SCAD/Cuba,
por ejemplo, un servicio cooperativo de acceso al documento, coordinado por
la BMN con la participación de la red de bibliotecas y los centros de
información de ciencias médicas en el país, posibilitará
que los usuarios del Sistema Nacional de Salud (SNS), accedan a un volumen mayor
de información científica.
La BMN brinda el servicio de acceso al documento por correo electrónico,
SCAD, a partir de los fondos que dispone la BMN de Cuba, las colecciones que
ingresan como resultado del Programa de Cooperación Médica en
Educación con Cuba (MEDICC), que permite la suscripción a 67 títulos
de revistas médicas muy importantes por un valor de $ 15 000.00 USD anuales,
así como de los acervos del resto de las bibliotecas del SNICM y de los
centros cooperantes del proyecto SeCiMed, este último posibilita conocer
todas las revistas que ingresan a sus fondos.
SeCiMed,es el resultado de la cooperación técnica entre la Red
del Sistema Nacional de Información de Salud de la República de
Cuba y otros centros cooperantes del país, y muestra el registro de revistas
científicas que se encuentran en las colecciones de estas bibliotecas,
permite el acceso controlado a las fuentes electrónicas suscritas para
el dominio sld.cu.
Es una valiosa herramienta que contribuye entre otras cosas al préstamo interbibliotecario nacional y al pedido de copias de artículos, a través del servicio SCAD que coordina, Bireme Centro coordinador del Sistema Latinoamericano y del Caribe de Información en Ciencias de la Salud con sede en Sao Paulo, Brasil y que en Cuba es coordinado por la Biblioteca Médica Nacional.
Un pedido puede ser rechazado, porque:
* El sistema no se posee el título- la biblioteca no tiene la revista
solicitada en su colección.
* El sistema no dispone del volumen o el fascículo.
* La referencia es incompleta- faltan datos en el pedido que imposibilitan la
identificación del articulo o capítulo solicitado.
* Existe una incongruencia en los datos- los datos ofrecidos por el usuario
no permiten la identificación del artículo o documento solicitado.
Puede solicitarse a SCAD, cualquier artículo de revista, capítulo o parte de documentos del área de ciencias de la salud, siempre que se respeten los "derechos de autor", así como lo dispuesto por cada biblioteca en lo relacionado con la política de preservación de los documentos.
Colecciones
Biblioteca Médica Nacional: 2 299 títulos.
Instituto Nacional de Higiene Epidemiología: 203 títulos.
Organización Panamericana de la Salud-Cuba: 19 títulos.
Instituto Nacional Higiene de los Alimentos: 78 títulos.
Existen además, tres centros provinciales de información vinculados
al proyecto: Santiago de Cuba, Camagüey y Villa Clara, este último
es emisor y receptor y dispone de 822 títulos.
La transmisión electrónica de copias de documentos es una solución prometedora, debido a su escasa demora, que es de dos días para la red nacional y de cinco para las bibliotecas cooperantes (BIREME).
Pedidos atendidos en unidades del SNS de Cuba o centros cooperantes del sistema
SeCiMed
Actualmente el servicio se encuentra en fase de prueba y no se cobra. En el
futuro se prevé hacerlo.
Pedidos atendidos en centros cooperantes del sistema BIREME (Brasil, América
Latina y el Caribe).
Envío por correo electrónico de hasta 25 páginas: $5.00
USD
Pedidos atendidos en el exterior.
Envío por correo electrónico de hasta 25 páginas: $15.00
USD
CIENCIAS MÉDICAS
BIBLIOTECA MÉDICA NACIONAL
___________________________________________________
CONTRATO DE SERVICIO
No.
El presente contrato de servicios se establece entre la BMN y el usuario, cuyos datos se relacionan a continuación.
Datos del usuario
I. Nombre de la institución: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _
II. Dirección: _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
a- Teléfono:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
b- E-mail_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ :_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _
III. Nombre del jefe de la biblioteca: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _
a- Número del carnet de identidad. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
IV: Nombres de los encargados de efectuar el trámite:
Nombres No. del carnet identidad
1_ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
2_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
3_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
por BMN:
Representante: Lic. Bárbara Lazo Rodríguez
Cargo: Directora
Firma:
Fecha:
La aplicación de este contrato se rige por las condiciones generales adjuntas y el mismo abarca los servicios que brinda la BMN dentro del SNS y otros organismo no pertenecientes al SNICM.
_________________________________________________________________________
Calle 23 esq. N. Vedado. C. Habana. Telef: (537) 8324317 Fax: (537) 33-3063 e-mail:
Anexo 2. Reglamento para el servicio de préstamo interbibliotecario
El personal que recibe el préstamo interbibliotecario debe estar integrado por técnicos graduados de Información Científico Técnica y Bibliotecología con dos años de experiencia como mínimo, además de tener otros conocimientos básicos como el dominio de las colecciones. Otros requisitos complementarios son fortalecer la comunicación electrónica con los usuarios y mantener una retroalimentación con éstos, a partir del envió de acuse de recibo y la notificación sobre la prestación del servicio. Se requiere la capacitación permanente del personal que trabaja en el área, para asimilar el acceso a las técnicas de transmisión de imágenes, digitalización de documentos y todo cuando signifique progreso para agregarle valor al servicio.
Préstamos de documentos
a) Se facilitará el préstamo del documento, a partir de un periodo previamente establecido por la BMN.
b) Se prestarán revistas del año en curso sólo a las bibliotecarias que pertenezcan a la red de ciencias médicas de la capital.
Los convenios con los usuarios del servicio nacional se actualizarán anualmente, premisa para que estos continúen recibiendo sus beneficios. Para ello, se tendrá en cuenta:
a)- Que los usuarios pertenezcan al SNICM.
b)- Que los usuarios colaboren con el proyecto del Catálogo Colectivo Nacional de Publicaciones Seriadas.
c)- La inclusión de cualquier otro usuario no definido en los incisos anteriores quedará sujeta a la autorización de la dirección de la biblioteca.
Se velará porque las solicitudes de préstamos de las unidades estén acompañadas de una carta de solicitud-devolución original y copia- de la correspondiente unidad, así como por el estado de conservación de los documentos devueltos y por que se cumplan en tiempo y forma los plazos de devolución previamente establecidos. Ante los incumplimientos, se realizarán las reclamaciones correspondientes al responsable de la biblioteca o a los niveles superiores, según la gravedad del hecho y se aplicarán las sanciones que procedan en el siguiente orden:
1)- Se le suspenderá el préstamo por cada día de retraso en la devolución.
2)- El deterioro o mutilación del documento conllevará su reposición o su pago.
3)- La pérdida del documento, implicará también su reposición. Ante la imposibilidad de hacerlo, se aplicarán como sanciones:
a) La suspensión de los beneficios del servicio durante un año la primera vez que se incurre en el hecho, conjuntamente con el pago del precio del documento según lo estipulado por la administración del centro para este tipo de casos.
b) La cancelación definitiva del convenio de préstamo con la unidad en cuestión, si reincide en la falta.
c) Se controlará que los documentos de uso restringido, recibidos por canje, compra, o donación o compra, no sean objeto de préstamo o reproducción. Para el mejor cumplimiento de este aspecto deberán consultarse las orientaciones emanadas del documento de Políticas de Desarrollo de Colecciones de la Biblioteca Médica Nacional
Se atenderán las solicitudes de artículos o documentos localizados en bibliotecas de la red de ciencias médicas y también las que no se encuentran en bibliotecas del SNICM, recibidas del extranjero, de las provincias y del personal del Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas. En el caso de las provincias, las solicitudes se realizarán por medio de los centros provinciales de información de ciencias médicas.
Como instrumento de gestión para facilitar el servicio, se utilizará el Catálogo Colectivo Nacional de Publicaciones Seriadas del SNICM. Se suspenderán los beneficios del préstamo a las instituciones que no reporten al catálogo colectivo durante un año y que no realicen informes después de pasados los tres meses de habérseles enviado la reclamación correspondiente.
Anexo 3. Boleta de solicitud de préstamo
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SOLICITUD DE PRÉSTAMO |
Fecha |
D |
M |
A |
Vías De Prest. ____ SALA ____INTERB. ____CIRC. |
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Prest. |
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Téc. Sala |
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TITULO |
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AUTOR |
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CLAS:____________________ Vol.____________ No.___________ ____________________ PÁG____________ Año__________ ___________________ MES_____________ |
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CATEGORÍA |
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ESPECIALIDAD |
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NOMBRE |
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CENT. LABORAL |
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Anexo 4a. Solicitud a SCAD de un artículo de revista.
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Código y Nombre del Centro Solicitante:
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PEDIDO |
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Complemento |
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Usuario: |
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Observaciones: |
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infomed
Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas
Calle 23 #162 esq. N, Vedado. Ciudad de La Habana. - Cuba
Tel.: 832- 4317
Anexo 4b. Solicitud SCAD de un capítulo de monografía.
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Código y Nombre del Centro Solicitante:
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infomed
Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas
Calle 23 #162 esq. N, Vedado. Ciudad de La Habana. - Cuba
Tel.: 832- 4317
República de Cuba
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA
INFOMED - CENTRO NACIONAL DE INFORMACION DE
CIENCIAS MEDICAS
VICE DIRECCIÓN SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
Mensaje de confirmación de envío de artículos por correo electrónico
Estimado(a) Usuario(a):
Le informamos que su pedido de artículo(s) por medio del servicio SCAD de la
BMN se ha respondido.
Las copias de artículo(s) solicitados se enviaron como archivos adjuntos en formato
PDF por correo electrónico, separado de este mensaje.
Por favor, envie acuse de recibo del artículo(s) solicitado, por medio de un mensaje a: prestamo@infomed.sld.cu en un plazo de 48 horas.
Si el pedido no es reclamado en ese tiempo, consideramos que llegó debidamente.
BMN/Infomed
Préstamo
Recibido: 16 de diciembre del 2004.
Aprobado: 14 de enero del 2005.
Téc. Yanet Lujardo Escobar
Biblioteca Médica Nacional
Calle 23 y N, El Vedado, Plaza de la Revolución.
CP 10 400, Ciudad de La Habana, Cuba.
Correo electrónico: ylujardo@infomed.sld.cu
1 Técnico
en Información Científico - Técnica. Biblioteca Médica
Nacional.
2 Licenciado en Información Científico-Técnica
y Bibliotecología. Unecamoto. División Autopartes.
Ficha de procesamiento
Términos sugeridos para la indización
Según DeCS 1
SERVICIOS DE BIBLIOTECA; BIBLIOTECAS MEDICAS; LIBROS
LIBRARY SERVICES; LIBRARIES, MEDICAL; BOOKS
Según DeCI 2
BIBLIOTECAS MEDICAS; SERVICIOS DE BIBLIOTECAS; ACCESO A LA INFORMACION; FONDO
DE LIBROS; DOCUMENTOS ELECTRONICOS; SERVICIOS DE INFORMACION ELECTRONICA
LIBRARIES, MEDICAL; LIBRARY SERVICES; ACCESS TO INFORMATION; BOOKS STORAGE;
ELECTRONIC DOCUMENTS; ELECTRONIC INFORMATION SERVICES
1 BIREME. Descriptores en Ciencias de la Salud (DeCS). Sao Paulo: BIREME, 2004.
Disponible en: http://decs.bvs.br/E/homepagee.htm
2 Díaz del Campo S. Propuesta de términos para la indización
en Ciencias de la Información. Descriptores en Ciencias de la Información
(DeCI). Disponible en: http://cis.sld.cu/E/tesauro.pdf
