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Acimed 2007; 15(3)

Contribuciones cortas

La gestión de contenidos en portales Web

Lic. Yeter Caraballo Pérez1

Resumen

Se presentan algunas consideraciones sobre el estado actual de la gestión de contenidos en portales Web; así como la relación e importancia en la organización y su puesta en práctica a partir de las herramientas de software libre. Se abordan las competencias que posee el profesional de la información para desarrollar esta labor de gestión en la era de la sociedad de la información. La gestión de contenidos es una de las funciones más importantes del profesional de la información. En el contexto de Internet y los portales Web, la tarea de estos profesionales es gestionar la información para que esta llegue a los usuarios adecuados de forma adecuada y en el tiempo adecuado.

Palabras clave: Gestión de contenidos Web, World Wide Web, profesional de la información, Portales web, gestión de información, gestores de información.

Abstract

Some considerations on the present status of the Web portal content management, as well as the relation and importance in the organization, and its implementation starting from the free software tools, are presented. The competences of the information professional to develop this management work in the era of the information society are approached. It is concluded that the Web content management is one of the most important functions of the information professional. In the Internet and Web portal contexts, the task of these professional is to manage the information so that the adequate users receive it properly and in due time.

Key word: Web content management, World Wide Web, information professional, Web portals, information management, information managers.

Copyright: © ECIMED. Contribución de acceso abierto, distribuida bajo los términos de la Licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comercial-Compartir Igual 2.0, que permite consultar, reproducir, distribuir, comunicar públicamente y utilizar los resultados del trabajo en la práctica, así como todos sus derivados, sin propósitos comerciales y con licencia idéntica, siempre que se cite adecuadamente el autor o los autores y su fuente original.

Cita (Vancouver): Caraballo Pérez Y. La gestión de contenidos en portales Web . Acimed 2007;15(3). Disponible en: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol15_3_07/aci07307.htm [Consultado: día/mes/año].

La gestión de contenidos es una actividad que ha cobrado auge en el entorno académico y profesional, y dentro de ella, en las particularidades de la “gestión de contenidos Web”. Este último campo se ha tratado tradicionalmente por los profesionales de la informática. Sin embargo, las tendencias afirman que el profesional de la información puede relacionarse positivamente con los procesos y tareas enmarcados en dicho campo.

Una definición aceptada sobre gestión de contenidos es la relacionada con “todos los procedimientos y procesos involucrados en la agregación, transformación, catalogación, agrupación, autorización, presentación y distribución de información útil para nuestros propósitos”.1

El propio autor plantea que en esta definición se enmarcan distintas herramientas, y estas a su vez, se centran en distintas problemáticas:1

En este caso, nos centraremos en esta definición con un enfoque sistémico y se enfatizará en la gestión de contenidos Web y en las herramientas que permiten gestionar dichos contenidos.

El auge de la sociedad de la información, ha generado la incorporación progresiva de los profesionales de la información y la documentación en los nuevos espacios de tratamiento, gestión y difusión de información digital. Con ellos, han proliferado herramientas informáticas de desarrollo libre y gratuito que producen eficacia en los procesos de gestión de contenidos digitales.

El fuerte componente tecnológico, social y económico de esta sociedad, ha transformado a los servicios bibliotecarios de una forma sin precedentes. Las personas requieren nuevos conocimientos tecnológicos e informacionales para ser receptores activos de los medios de información y comunicación. El profesional de la información, se convierte una vez más en el mediador entre las tecnologías de la información y el usuario pero continua ejerciendo la labor de gestor de información, solo que ahora se trata de contenidos digitales en un ambiente Web.

Por ello, nos proponemos mostrar la función que desempeña el profesional de la información en la gestión de contenidos Web. A partir del estudio de la gestión de contenidos y su vínculo e importancia en la organización y de las herramientas de software libre que se emplean para su puesta en práctica.

La gestión de contenidos

La llamada gestión de contenidos proviene del término en inglés Content Management (CM), que es una expresión de reciente aparición aunque no sin cierta ambigüedad. Se asocia a un nuevo método para el diseño y desarrollo de portales Web que conlleva:2

Este concepto se asocia también con los nuevos enfoques de la Intranet, donde el mayor peso recae en los aspectos relacionados con la identificación de recursos de información internos y externos, su valoración, gestión y tratamiento eficiente. A esto se le une, la necesidad de utilizar tecnologías de la información y sistemas informáticos para el almacenamiento y distribución de información de naturaleza textual.

Las herramientas informáticas empleadas para realizar este trabajo se denominaron CMS (Content Managenent Systems). Vignette (http://www.vignette.com); ella fue la primera empresa en utilizar esta expresión para describir las capacidades de sus productos.

Según Rodríguezi Gairín: “Las siglas CMS (del término inglés Content Managenent Systems) identifican un conjunto de programas informáticos destinados a gestionar la presentación de los contenidos de una sede Web. Estos productos requieren un sistema de gestión de bases de datos vía Web, un servidor Web y un lenguaje de programación de las páginas”.3

Hoy, pueden encontrarse cientos de productos que, inscritos en la categoría general de CMS, se asocian a categorías más específicas. La mayoría de los CMS que se distribuyen por Internet gratuitamente se basan en la tríada Apache, MySQL y PHP. Entre estos, se encuentran los siguientes:2

Los contenidos se gestionan en portales Web, los cuales son una aplicación Web que gestiona de forma uniforme y centralizada, contenidos provenientes de diversas fuentes, implementa mecanismos de navegación sobre los contenidos, integra aplicaciones e incluye mecanismos de colaboración para el conjunto de usuarios (comunidad) a los que sirve de marco de trabajo. Todo esto en un entorno Web.4

La gestión de contenidos en la organización

La WCM (Gestión de contenidos Web) es “un proceso que ocurre en la organización y que utiliza una serie de equipamiento informático para la gestión de información heterodoxa sobre la Web a lo largo de su ciclo de vida”.2

Precisamente, no disponer de una aplicación y de unos procedimientos de trabajo que faciliten la gestión de los contenidos de un sitio Web, produce consecuencias negativas, tanto para los usuarios como para la organización que promociona sus servicios; entre estas, se destacan las siguientes:5

Por estas razones, apareció la denominada gestión de contenidos Web y sus herramientas “open source” o código abierto. De esta forma, puede afirmarse que una organización gestiona correctamente sus contenidos si responde de forma ordenada a los problemas anteriormente citados, y si implementa las herramientas y procedimientos necesarios para dar respuesta a los problemas anteriores.

Entre las capacidades actuales de los gestores de contenidos Web es posible destacar las siguientes:

También, existen varios productos o herramientas de software libre para gestionar los contenidos, como: OpenCMS (Java), WebGUI (Perl), Plone (Python), TYPO3 (PHP), y otros.

Gestión de contenidos y gestión de información

El auge de Internet ha generado nuevos cambios en el quehacer diario. Con estos cambios, la WWW se convirtió rápidamente en el servicio más utilizado de Internet, lo que produjo la proliferación de productos y servicios informativos digitales soportados en estructuras conformadas por páginas e integradas en sitios Web.

Por un lado, los servicios de información y documentación accesibles por Internet, más concretamente mediante servidores Web, aumentan de una forma exponencial.6 La lógica evolución del Web, desde hace más de 10 años, ha generado la sustitución de páginas y documentos estáticos por documentos generados dinámicamente.

Y por otro lado, se transita progresivamente de un concepto de publicación de páginas Web, bastante simple en su origen, a esquemas más complejos y diferenciados, fundamentados en procedimientos y técnicas basados en la gestión de información.

Por lo cual, se hecho necesario la formulación de bases teórico-prácticas en las que se combinen las técnicas clásicas de gestión de información en las organizaciones con las características propias del medio ambiente digital.

Según Tramullas : “… desde el año 2000 se ha producido una convergencia entre todas las plataformas, de forma que pueden encontrarse actualmente soluciones que pretenden ser globales y ofrecer soporte a todo el proceso de gestión de información en una organización. Las herramientas para este trabajo han recibido la denominación de sistemas de gestión de contenidos (o Content Management Systems, CMS), y se han integrado con los sistemas de gestión documental y con los de recuperación de información”.6

En la concepción actual de la gestión de información, el control de los procesos es un elemento nuclear, por lo que se acompañan de sistemas de workflow o de flujos de trabajo. Con todo ello, es posible delinear un panorama en el cual las herramientas de gestión documental incorporan a sus prestaciones, las capacidades necesarias para gestionar los procesos que crean, almacenan, tratan y presentan información, en entorno digital.

Siguiendo la línea de Tramullas , puede afirmarse que frente a enfoques tradicionales de tratamiento documental pasivos, las herramientas actuales han llevado más allá los límites del tratamiento documental.

Esto configura ahora un esquema circular e iterativo para el tratamiento documental. En esencia lo que cambia es el tratamiento de los contenidos digitales pero no deja de ser globalmente gestión de información en medios digitales.

El profesional frente a la gestión de contenidos

Estamos de acuerdo con Portela cuando plantea:“Hemos pasado de la economía industrial a la economía del conocimiento, de la sociedad de la información a la informacional. Internet es una realidad y su potencial es enorme. A los profesionales de la gestión de información Internet nos ha abierto nuevas áreas de trabajo, de promoción, de adaptación a la nueva realidad social y económica: creación y diseño de Webs, portales, intranets, intermediación y venta de contenidos son algunas de esas nuevas áreas”.7

En la misma línea de la afirmación anterior, puede decirse que la gestión de contenidos es también una de estas áreas de trabajo, y como esta debe definirse desde la perspectiva de su objetivo y actividades, así el profesional de la información debe enfocar sus competencias frente esta nueva actividad.

De acuerdo con lo planteado por Tramullas: “Frente a la gestión de documentos, que tiene como objeto de trabajo documentos, como su propio nombre indica, la gestión de contenidos está orientada a gestionar objetos que actúan como componentes de documentos virtuales, en el contexto de lo que llama segmentación”.6

Los objetos se tratan mediante un conjunto de procesos estructurados con la finalidad de producir publicaciones digitales basadas en la metáfora del documento. Este objetivo de la producción de publicaciones y documentos digitales por integración de componentes puede encontrarse en las principales referencias sobre gestión de contenidos.8,9

En primera instancia, la influencia de la sociedad de la información se ha reflejado en la gestión de contenidos, esta última se ha beneficiado de las técnicas y procesos de producción y edición de publicaciones. Sin embargo, estos procesos no eran suficientes porque no englobaban todos los procesos de gestión de información necesarios para una adecuada gestión de contenidos.

Es en este momento cumbre cuando los profesionales de la información entran a formar parte del mundo de la gestión de contenidos. Una vez que se publica el documento digital, los contenidos pasan a formar parte del sistema de información.

El sistema de información debe crear información digital más compleja, que cubra las necesidades de información de comunidades de usuarios especializados, o diferentes comunidades de usuarios. Por ello: Los productos de información digital se vuelven más complejos, y los procesos técnicos que se desarrollan sobre ellos se hacen igualmente más complejos”.10

Se debe asignar diferentes funciones a las personas que intervienen en esta actividad, se deben desarrollar tareas sobre el documento digital, como, selección del formato de acuerdo con las a comunidades de usuarios, controlar repositorios de información, procesar los documentos mediante el uso de metadatos; además, los usuarios demandan servicios de apoyo a los productos de información digital como la búsqueda de información o el acceso a documentos generados anteriormente, lo que hace necesario disponer de herramientas de archivo digital.

Los conocimientos sobre arquitectura de información y usabilidad son indispensables en la gestión de contenidos, en este contexto se realiza el etiquetado de la información en formatos XML o en lenguajes específicos para cada herramienta, con el uso o no de metadatos. A esto es necesario añadir la cada vez mayor necesidad de gestionar lo que se ha denominado digital assets, documentos multimedia en formato digital, que es necesario almacenar, describir, integrar y gestionar, con especial referencia a la gestión de sus derechos.

Existen también, otros enfoques del tema que consideran las herramientas para desarrollo de bibliotecas digitales como sistemas de gestión de contenidos.

Los trabajos sobre gestión de contenidos coinciden en señalar que un sistema de este tipo debe ofrecer, como mínimo, una aplicación nuclear CMS que soporte los procesos de publicación, flujo de trabajo y repositorios de información; un repositorio de información; herramientas de integración de información externa; y modelos y templates para productos finales. Un CMS se compone de varios subsistemas,9 que interaccionan entre ellos, estos son colección, gestión y publicación.

Con vistas a reafirmar la función del profesional de la información como gestor Cornella plantea:“Toda la información localizada en el exterior puede ser potencialmente relevante, pero sólo lo será realmente si se presenta de la manera adecuada”.11

Esto evidencia que el sistema de forma teórica podrá estar en muy buenas condiciones técnicas pero si la información o los contenidos no están y no se gestionan eficazmente, estos no podrán llegar de forma adecuada, ni en el tiempo adecuado a los usuarios finales. El reto está planteado y es en este momento que los profesionales de la información deben actuar.

Por último, es importante señalar que los objetivos y métodos de la gestión de contenidos Web se orientan por un lado a la producción de documentos e información digitales para el Web y por otro, se fundamenta en la gestión total de la información en las organizaciones mediante la integración de toda la información necesaria para alcanzar los objetivos de la organización proveniente no sólo de sistemas de publicación, sino también de sistemas de gestión de documentos, dataware house, etcétera. En la práctica, estos se revelan en las intranets, portales y Webs corporativos.12,13

Referencias bibliográficas

  1. Canales Mora R. Gestión de contenidos, un enfoque independiente. 2005. Disponible en: http://www.programacion.com/html/articulo/gestioncontenidos/ [Consultado: 1 de noviembre del 2006].
  2. Martín Galán B, Rodríguez Mateos D, Arellano Pardo MC, Hernández Pérez A, Nogales Flores JT. Gestión de contenidos Web mediante herramientas de software libre. En: IX Jornadas Españolas de Documentación FESABIDB'2005; 2005 abril 14-15; Madrid, España; 2005. Madrid: FESABID; 2005.
  3. Rodríguez i Gairín JM. PHP-Nuke: software de código abierto en la gestión de contenidos Web. El profesional de la Información 2004;1(6):458-66.
  4. Díaz MD. Gestión de contenidos en portales Web. Disponible en: http://www.programacion.com/html/articulo/moises_gcpw/ [Consultado: 2 de diciembre del 2006].
  5. Eíto Brun R. XML y la gestión de contenidos. Hipertext.net 2005 (3). (3). Disponible en: http://www.hipertext.net [Consultado: 8 de diciembre del 2006].
  6. Tramullas J. Herramientas de software libre para la gestión de contenidos. Hipertext.net 2005;(3). Disponible en: http://www.hipertext.net [Consultado: 8 de diciembre del 2006].
  7. Portela P. Portales, sindicación, contenidos: nuevas oportunidades para los gestores de información El profesional de la Información 2001;10(12):14.
  8. Boiko B. Content Management Bible . 2 ed. Nwe York C: Wiley; 2001.
  9. Browning P, Lowndes M. JISC TechWatch Report: Content Management Systems. TechWatch Report TSW 01-02. Londres: The Joint Information Systems Committee; 2001.
  10. Robertson J. So, what is a content management system? KM Column 2003. Disponible en: http://www.steptwo.com.au/papers/kmc_what/index.html [Consultado: 5 de diciembre del 2006].
  11. Cornella A. El rol del infonomista. El profesional de la Información 2000;9(1-2):34-45.
  12. Miller B, David D. Directions in Web Content Management. Toronto: Burntsand Inc.; 2002.
  13. Gingell D. A 15 Minutes Guide to Enterprise Content Management. Pleasanton: Documentum Inc.; 2003. Disponible en: http://www.aiim.org.uk/publications/ecm_at_work/pdfs/Ecm_15min_guide.pdf [Consultado: 5 de diciembre del 2006].

Recibido: 29 de enero del 2007. Aprobado: 2 de febrero del 2007.
Lic. Yeter Caraballo Pérez. Centro de Información. Instituto de Ciencia Animal (ICA). Ministerio de Educación Superior (MES). Carretera Central Km. 47 1/2 Apartado 24 CP 32700. San José de las Lajas. La Habana. Cuba. Correo electrónico: jeter@ica.co.cu

1Licenciada en Bibliotecología y Ciencias de la Información. Centro de Información. Instituto de Ciencia Animal (ICA). Ministerio de Educación Superior (MES).

Ficha de procesamiento

Términos sugeridos para la indización

Según DeCS1

SISTEMAS DE INFORMACIÓN; GESRENCIA DE LA INFORMACIÓN; PROGRAMAS DE COMPUTACIÓN.

INFORMATION SYSTEMS; INFORMATION MANAGEMENT; SOFTWARE.

Según DeCI2

SISTEMAS DE INFORMACIÓN; GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN; PROGRAMAS DE COMPUTADORAS.

INFORMATION SYSTEMS; INFORMATION MANAGEMENT; SOFTWARE.

1BIREME. Descriptores en Ciencias de la Salud (DeCS ). Sao Paulo: BIREME, 2004.

Disponible en: http://decs.bvs.br/E/homepagee.htm

2Díaz del Campo S. Propuesta de términos para la indización en Ciencias de la Información. Descriptores en Ciencias de la Información (DeCI). Disponible en: http://cis.sld.cu/E/tesauro.pdf

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