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Acimed 2007; 16(4)

Organización funcional, matricial… En busca de una estructura adecuada para la organización  

Lic. Delaray Minsal Pérez1 y MSc. Yudit Pérez Rodríguez2

Resumen

La estructura comprende la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades en una organización, así como las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre los gerentes y entre los empleados. Se caracteriza la organización funcional por producto/mercadeo, matricial, lineal, formal y de tipo línea-staff. Posteriormente, se analizan los factores que determinan el número de niveles en la estructura de una organización y las características de la estructura actual.

Palabras clave: Estructura organizacional, tipos de estructura.

Abstract

The structure comprises the form in which the activities within an organization are divided, grouped and coordinated, as well as the relations between managers and employees, among managers and among employees.  The functional organization is characterized by product/marketing, matrixial, lineal, formal and  line-staff type. Subsequently, the factors that determine the number of levels in the structure of an organization and the characteristics of the current structure are analyzed.

Key words: Organizational structure, types of structure.

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Cita (Vancouver): Minsal Pérez  D, Pérez Rodríguez Y. Organización funcional, matricial… En busca de una estructura adecuada para la organización. Acimed 2007;16(4). Disponible en: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol16_4_07/aci101007.htm  [Consultado: día/mes/año].

La organización nació, esencialmente, de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales ante sus limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva si se dispone de una estructura adecuada.

Se dice que una organización con buen personal funciona. Se dice también que es conveniente mantener cierto grado de libertad estructural en la organización porque estimula la colaboración para realizar las tareas. Sin embargo, es obvio que aún personas capaces y que deseen cooperar entre ellas trabajarán con más efectividad si conocen su ubicación ante una tarea, sus funciones y cómo se relacionan estas últimas con las de sus compañeros para lograr un objetivo o resultado.

Así, la estructura de la organización debe diseñarse de manera que sea perfectamente claro para todos quién debe realizar determinada tarea y quién es responsable por ciertos resultados. Con esto se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra una comunicación y toma de decisiones adecuada con los objetivos de la empresa, la estructura en un medio del que se sirve la organización para conseguir sus objetivos con eficacia.

Estructura organizacional

La estructura comprende la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades en una organización, así como las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre los gerentes y entre los empleados. Los departamentos de una organización pueden estructurarse formalmente en tres formas básicas: por función, por producto/mercadeo o en forma de matriz:

Organización funcional

La organización por funciones reúne, en un departamento, a todos los que se dedican a una actividad o a varias relacionadas, que se denominan funciones. Es el tipo de estructura organizacional, que aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones para cada tarea.

Es probable que la organización funcional sea la forma más lógica y básica de división por departamentos. La emplean esencialmente las pequeñas empresas que ofrecen una línea limitada de productos porque posibilita aprovechar con eficiencia los recursos especializados. Facilita considerablemente la supervisión porque cada gerente sólo debe ser experto en un área limitada de conocimientos y habilidades. Además, facilita el movimiento de los conocimientos y habilidades especializadas para su uso en los puntos donde más se necesitan.

Características de la organización funcional:

Ventajas de la organización funcional:

Desventajas de la organización funcional:

Campo de aplicación de la organización funcional:

La organización por producto/mercadeo, con frecuencia llamada organización por división, reúne en una unidad de trabajo a todos los que participan en la producción y comercialización de un producto o un grupo relacionado de productos o a todos los que tratan con cierto tipo de cliente.

Cuando la división por departamentos de una empresa se torna demasiado compleja para coordinar la estructura funcional, la alta dirección —por regla general— crea divisiones semiautónomas. En cada división, los gerentes y los empleados diseñan, producen y comercializan sus propios productos.

La organización por producto/mercadeo puede seguir uno de tres patrones: división por producto, la división geográfica —que se utiliza por empresas de servicios, financieras y otras no fabriles— y la división por cliente, donde la organización se divide de acuerdo con los diferentes usos que los clientes realizan de los productos.1

Organización matricial

La estructura matricial se denomina en ocasiones sistema de mandos múltiples. Una organización con una estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura simultáneamente. Los empleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan con dos cadenas de mando. Una cadena de mando es la de funciones o divisiones, el tipo que se diagrama en forma vertical en las gráficas que anteceden. El segundo es una disposición horizontal que combina al personal de diversas divisiones o departamentos funcionales para formar un equipo de proyecto o negocio, encabezado por un gerente de proyecto o un grupo, que es experto en el campo de especialización asignado al equipo.

Con frecuencia, la estructura matricial es un medio eficiente para reunir las diversas habilidades especializadas que se requieren para resolver un problema complejo. Otra ventaja de la estructura matricial es que concede a la organización una gran flexibilidad para ahorrar costo. Como a cada proyecto sólo se le asigna la cantidad exacta de personas necesarias, se evita la duplicación innecesaria.

Una desventaja es que no todo el mundo de adapta bien al sistema matricial. Los miembros del equipo, para ser efectivos, deben presentar habilidades interpersonales, ser flexibles y estar dispuestos a cooperar.

Para varios autores, la estructura sigue a la estrategia. Según A Chandler (1962),2 si una organización adopta una estrategia de expansión, debe dividir sus departamentos por funciones, en tanto si asume una estrategia de diversificación, la estructura debe ser multidivisional. Estudios posteriores realizados por diversos autores llegaron a la conclusión de que ciertamente existe una relación directa entre estructura y estrategia.3 En el modelo de Scot, por ejemplo, se establecen tres etapas de evolución de la empresa. El paso de una a otra etapa es consecuencia de un desarrollo hacia una diversificación.4 Las características de la organización cambian, y se modifica también la estructura organizacional, como resultado de las sucesivas estrategias adoptadas.

Según  Menguzzato M y Renal JJ (1995), el paso de una estructura organizacional a otra no puede ser instantáneo; la estructura no es el único factor que influye en la estrategia;5 además, debe considerarse el liderazgo y la cultura de la organización.

Existen otras caracterizaciones de tipología de organización, entre las que se encuentran: 

La organización formal

La organización formal es la determinación de los estándares de interrelación entre los órganos o cargos, definidos por las normas, directrices y reglamentos de la organización para lograr los objetivos.

Características básicas de la organización formal:

Organización lineal

Es la estructura más simple y más antigua. Se basa en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica medieval.

Características de la organización lineal:

Ventajas de la organización lineal:

Desventajas de la organización lineal:

Campo de aplicación de la organización lineal:

Es el resultado de la combinación de la organización lineal y la funcional para tratar de aumentar las ventajas de estos dos tipos de organización y reducir sus desventajas para formar la llamada organización jerárquica-consultiva.

Criterios para diferenciar línea y staff:

Las principales funciones del staff son:

Las funciones del staff pueden existir en cualquier nivel de una organización desde el más bajo al más alto. Entre las principales características de la organización línea-staff se encuentran:

Desarrollo de la organización línea-staff:

La organización línea-staff es la evolución de la jerarquía funcional frente a la división del trabajo en la organización. Depende del desarrollo y el desglose de algunas fases consecutivas:

Fase 1: no existe especialización de servicios.
Fase 2: especialización de servicios en la sección.
Fase 3: comienza la especialización de los servicios en el departamento.
Fase 4: las actividades de servicios, centralizados en el departamento, se descentralizan en la sección.

Ventajas de la organización línea-staff:

Desventajas de la organización línea-staff:

Campo de aplicación de la organización línea-staff:

Existe una tendencia a considerar la organización y la división por departamentos como un fin y a medir la eficacia de las estructuras organizacionales en términos de claridad del departamento.

En primer lugar, los niveles son costosos. A medida que aumentan, se destinan cada vez más esfuerzo y dinero a la administración, por la necesidad de gerentes adicionales, el staff que los asesora y la necesidad de coordinar las actividades departamentales, además de los costos de las instalaciones para ese personal. En segundo lugar, los niveles departamentales complican la comunicación (una empresa con muchos niveles tiene mayores dificultades para la comunicación), obligan a que objetivos, planes y políticas recorran la estructura en sentido descendente, algo mucho más difícil, engorroso y costoso que la comunicación directa que se produce entre el gerente general y sus empleados cuando no existen los niveles intermedios.1

Por último, la existencia de numerosos departamentos y niveles complica la planeación y el control. Un plan que puede estar bien definido y completo en el nivel superior pierde coordinación y claridad a medida que se subdivide en los niveles inferiores. El control se vuelve más difícil conforme se agregan niveles y gerentes, mientras que —al mismo tiempo— las complejidades de la planeación y las dificultades de la comunicación hacen más importante ese control. El principio del tramo de control establece que tiene un límite el número de subordinados que un gerente puede supervisar eficazmente, pero el número exacto depende del impacto de los factores subyacentes que influyen en la dificultad y los requerimientos de tiempo de la administración.

Número de niveles en la estructura de una organización

Existen varios factores que influyen materialmente en el número de niveles que se establezcan; estos son:

  1. Capacitación del subordinado. Cuanto mayor sea la capacitación, menor será la relación necesaria entre superior y subordinado. Los subordinados bien capacitados no sólo requieren menos tiempo del gerente, sino también menos contacto con este.
  2. Claridad de la delegación de la autoridad. Aunque la capacitación permite a los gerentes reducir la frecuencia y la duración de contactos que consumen tiempo, la causa principal de la gran carga de tiempo en las relaciones entre superior y subordinado ha de buscarse en una organización mal diseñada y confusa. Si quien decide delega claramente autoridad para emprender una tarea bien definida a un subordinado bien capacitado, este puede realizarla con un mínimo de tiempo y atención por parte del superior.
  3. Claridad de los planes. Gran parte del carácter del trabajo de un subordinado queda definido por los planes a cumplir; si ellos están bien estructurados, si se ha delegado la autoridad para realizarlos y el subordinado comprende lo que se espera, se necesitará menos supervisión.
  4. Uso de estándares objetivos. Un gerente debe averiguar, por observación personal o mediante normas objetivas si los planes se cumplen.
  5. Rapidez de cambio. Esta es una determinante importante para la formulación de políticas y su estabilidad.
  6. Técnicas de comunicación. La eficacia con la cual se utilicen las técnicas de comunicación también influye en el tramo de control. La habilidad de comunicar planes e instrucciones con claridad y de modo conciso también tiende a acrecentar el tramo de un gerente. Uno de los placeres de ser subordinado es tener superiores que puedan expresarse bien.
  7. Contacto personal necesario. Un gerente puede descubrir que es valioso y estimulante para los subordinados reunirse y discutir problemas que muchas veces no pueden manejarse con informes escritos, y menos con declaraciones de políticas, documentos de planeación u otras, y se necesitan reuniones personales.
  8. Variación por nivel organizacional. En varios proyectos de investigación se descubrió que el tamaño del tramo más eficaz difiere de acuerdo con el nivel organizacional.
  9. Otros factores. Existen otros factores que influyen, como la competencia del gerente y su capacitación para supervisar eficazmente a más personas. Otro factor es la actitud positiva de los subordinados hacia la aceptación de la responsabilidad, así como su buena disposición a correr riesgos razonables.1

La estructura actual

Bajo los nuevos paradigmas, la estructuración de la compañía no debe hacerse por la vía tradicional de construir departamentos aislados, sino que estos deben conformarse como un todo o deben colocarse ponerse al servicio de los principales procesos productivos. La gestión de la empresa se orientará hacia estos procesos básicos. Todo esto bajo el concepto de gestión de abajo hacia arriba, una concepción que se contrapone al modelo taylorista de arriba hacia abajo.

Las empresas enfocadas hacia la gestión del conocimiento comparten una tendencia que las hace verse como organizaciones con una estructura plana, con canales horizontales y transversales de comunicación, que les permite —en cierta medida— ser flexible en cuanto a la rotación de sus miembros por los puestos claves del negocio, lo que facilita que todos puedan ejercer las diferentes funciones que les permite posicionarse en el mercado.

Lo anterior es posible como resultado de la especialización de las organizaciones en determinado negocio, sobre el cual trazan toda una estrategia y todos sus miembros trabajan en función de ella; esto posibilita que, con un conjunto de habilidades y actitudes hacia el aprendizaje continuo, el trabajo en equipo, la diseminación del conocimiento, la creación de nuevos modelos mentales, la adaptación a los cambios y la honestidad suficiente para definir, aceptar y comunicar sus funciones, o lo que realmente aporta en el negocio, la organización, pueda posicionarse en el mercado y mantener una ventaja competitiva sobre sus similares.

Las empresas tienden a transformar sus formas organizativas jerarquizadas y convertirlas en estructuras más planas, más dinámicas, más ágiles, ya que el conocimiento y la experiencia tecno-científica acumulada caduca rápidamente; el ritmo de generación de conocimiento es exponencial y la concepción de creación de valor en la organización ha experimentado drásticos cambios, así como para pasar de los activos tangibles a los intangibles; existe, por tanto, una tendencia creciente a utilizar el conocimiento y las competencias individuales de los trabajadores interrelacionados con los objetivos de negocio de la empresa para asegurar el éxito actual y futuro, y proyectar al mercado un claro mensaje de compromiso en esta área.

La responsabilidad directa está en la alta dirección; de su gestión depende el futuro de la empresa; por eso, se debe repensar cómo funciona la empresa y diseñarla alrededor de los flujos, sin jerarquizar sus acciones operativas. Para gestionar el conocimiento, primero gestionar el ambiente para buscar el mejor modo de apoyar a los empleados y gerentes  para que cambien su forma de trabajo, la manera en que utiliza y crea información.

La nueva estructura tiene como característica principal una mínima división del trabajo. Al nivel organizacional, la estructura tiene que ser muy simple, con poca necesidad de coordinación de las actividades inter-departamentales, mientras que las tareas al nivel de taller tienen que ser tan complejas como sea posible.

Las características de la nueva estructura pueden describirse explicando primero la estructura de producción y después la estructura de control, porque este es el orden en el cual una organización debe rediseñarse

La estructura de producción

En líneas generales, la estructura de producción debe organizarse de manera que aquellas funciones que puedan realizarse en equipo se descentralicen, aunque esto no quiere decir que no existan al nivel central pequeñas unidades que realicen alguna de esas funciones. Por ejemplo, aunque el propio grupo realice el control de calidad, es necesario que exista un grupo de control de calidad común a toda la fábrica, que apoye y asesore a todos los grupos en esta tarea. Este tipo de estructura redunda en el achatamiento de la pirámide y, por tanto, simplifica la organización.

La estructura de control

Comprende todas aquellas tareas directivas: distribución de tareas, planificación del trabajo, disciplina, gestión del material, mejora del flujo de trabajo, contactos externos (con otros equipos o departamentos), desarrollo, aplicación y control de las reglas de la organización.

En este caso, se trata de decidir qué puede o no hacerse o decidirse a nivel del grupo de trabajo. Para esto es necesario tomar una serie de decisiones importantes relativas a las tareas asignadas a los grupos:

Los cambios repentinos en la estructura de la empresa representan una amenaza para la distribución efectiva del conocimiento. Las adquisiciones o los retiros de inversiones pueden destruir los canales acostumbrados para la propagación del conocimiento, o requerir de infraestructuras completamente nuevas. El crecimiento excesivo tiene consecuencias similares. Cuando existe un crecimiento a gran escala, se afecta en particular el conocimiento sobre la cultura empresarial. Este conocimiento es necesario para que los nuevos empleados conozcan las reglas y lo que se espera de su comportamiento: el proceso de la socialización del conocimiento.

Las nuevas estructuras de las organizaciones, más planas y con menos niveles jerárquicos, requieren una interacción mayor entre las personas, que sólo puede lograrse con una actitud cooperativa y no individualista.

Las organizaciones no son actualmente entes aislados, con fronteras definidas. Las relaciones entre organizaciones y entre personas son de carácter temporal y, a menudo, dependen de un proyecto específico. Los equipos se hacen y deshacen en función de las necesidades. Ya no sirven las rígidas estructuras jerárquicas. Todo eso tiene claras implicaciones a la hora de fomentar la creación y el compartir  el conocimiento. Y también presenta grandes retos a los sistemas de propiedad intelectual.

Bartlett C y Bartlett A (1999) plantean que las bases organizativas que funcionaban bien en la economía industrial no sirven para la economía del conocimiento. Tradicionalmente, se centraba la atención en tres elementos: la estrategia, la estructura y los sistemas. Esto dio lugar a una manera de concebir la organización que tuvo su máximo desarrollo en la gran corporación estructurada en divisiones y que tenía como estrategia básica la diversificación.6

La estructura jerárquica se basaba en tres niveles de gestión: la alta dirección, que se ocupaba de definir la estrategia, los mandos intermedios, que tenían como función gestionar los sistemas y que trasladaban la estrategia hacia la base y los resultados hacia la cúpula, y los mandos de primera línea, encargados de las operaciones.

Según Bartlett, esa estrategia funcionó en su tiempo, porque se adaptaba bien al entorno, pero no sirve en la situación actual. El escenario actual no se caracteriza por el crecimiento continuo sino por discontinuidades estructurales (la explosión de la información y el conocimiento); la tarea principal no es asignar los recursos, sino acumular conocimiento. El recurso escaso para muchas compañías no es el capital, sino el conocimiento que poseen.

Bartlett concluye que las claves de la nueva organización son tres. Primero, un concepto de la organización basado en las personas y las relaciones entre ellas más que en los procedimientos y las funciones. Segundo, un cambio en la función de los directivos. Más que estrategas, controladores e implementadores se necesitan líderes capaces de “construir” y desarrollar la organización, y emprendedores capaces de innovar. Tercero, una nueva filosofía de gestión basada en los objetivos, los procesos y las personas.

Como plantea Bartlett, las organizaciones no son tan sólo estructura. La estructura sólo es el esqueleto. Las organizaciones también tienen fisiología, en la cual el flujo de información y conocimiento presenta la función del riego sanguíneo, y una psicología que se conforma con los valores de las personas y con su manera de pensar y actuar que constituye la cultura empresarial, marcada por nuevos retos.

Las nuevas formas de organizar el trabajo, desde el punto de vista de la calidad de vida laboral, ofrecen a todos los empleados oportunidades para la creatividad y la participación, lo cual favorece el aprendizaje y la innovación.

Los nuevos modelos organizativos comparten características comunes, como la importancia de la cooperación, el trabajo en grupo, el aprendizaje y la innovación tecnológica.

Referencias bibliográficas

  1. Blanco M, Cárdenas M, Díaz F, Martínez A. Naturaleza y propósito de la organización. 2000. Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml  [Consultado: 18 de mayo de 2007].
  2. Chandler AD. Strategy & Structure. London: MIT. 1962.
  3. Handy C. The Gods of Management. London: Souvenir Press. 1987.
  4. Ronda Pupo GA. La implementación de la estrategia en su empresa. el liderazgo y los aspectos a evaluar para lograr la efectividad de la ejecución. Disponible en: http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/23/liderest1.htm [Consultado: 18 de mayo de 2007].
  5. Menguzzato M, Renau JJ. La dirección estratégica de la empresa: un enfoque innovador del management. Barcelona: Ariel. 1995.
  6. Bartlett CA. The Knowledge-Based Organization: A Managerial Revolution. In: Ruggles R, Holtshouse D .The Knowledge Advantage: 14 Visionaries Define Marketplace Success in the New Economy. Dover, NH: Capstone. 1999

Recibido: 28 de junio de 2007. Aprobado: 14 de julio de 2007.
MSc. Yudit Pérez Rodríguez. Grupo Gestión del Conocimiento. Dirección Técnica de la Unión Cuba Petróleo. Calle Oficios 154 entre Amargura y Teniente Rey, La Habana Vieja, Cuba. Correo electrónico: ypr22@yahoo.es

1Licenciada en Bibliotecología y Ciencias de la Información. Grupo Gestión del Conocimiento. Dirección Técnica de la Unión Cuba Petróleo.
2Máster en Bibliotecología y Ciencias de la Información. Grupo Gestión del Conocimiento. Dirección Técnica de la Unión Cuba Petróleo.

Ficha de procesamiento

Términos sugeridos para la indización

Según DeCS1
SECTOR PÚBLICO/organización & administración.
PUBLIC SECTOR/organization & administration.

Según DeCI2
ENTIDAD/organización & administración.
ENTITY/organization & administration.

1BIREME. Descriptores en Ciencias de la Salud (DeCS). Sao Paulo: BIREME, 2004.
Disponible en: http://decs.bvs.br/E/homepagee.htm
2Díaz del Campo S. Propuesta de términos para la indización en Ciencias de la Información. Descriptores en Ciencias de la Información (DeCI). Disponible en: http://cis.sld.cu/E/tesauro.pdf

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