Formato PDFLa industria de los sistemas para la gestión de documentos electrónicos se encarga del desarrollo de tecnologías para tareas tan importantes en el mundo de la información como el manejo de documentos en formato digital, la conversión a dicho formato de los documentos de papel, las publicaciones electrónicas y la gestión de archivos automatizados. Se describen brevemente las tecnologías para la gestión de documentos electrónicos, sus principales ventajas sobre los sistemas tradicionales y una alternativa para la gestión de documentos electrónicos en las organizaciones de países en vías de desarrollo. De manera general, todas las tecnologías para la gestión de documentos electrónicos se encargan de facilitar a las organizaciones la adquisición, gestión, almacenamiento, utilización compartida y la dirección.
DeCS: GESTION DE DOCUMENTO ELECTRONICO/tecnología; GESTION DE LA INFORMACION.
En el contexto actual, impuesto por el paradigma de las llamadas nuevas tecnologías
a la bibliotecología y la ciencia de la información, se observa
un notable aumento de la cantidad de documentos disponibles en formato digital;
cada día se generan, reciben, envían y almacenan en un número
cada vez mayor de empresas de todo tipo en el mundo. Esto ha hecho necesario
la creación de un área de trabajo que se ocupe fundamentalmente
del manejo de documentos, la conversión de documentos tradicionales al
formato electrónico, las publicaciones electrónicas y la gestión
de archivos automatizados. Con este objetivo surge la industria de los sistemas
para la gestión de documentos electrónicos, cuyo progreso en los
últimos 5 años ha estado sujeto a una vorágine solamente
comparable con la del desarrollo general de las tecnologías en la última
década. De manera general, las tecnologías para la gestión
de documentos electrónicos facilitan a las organizaciones, conseguir,
gestionar, almacenar, dirigir y compartir documentos electrónicos. Pero,
¿qué es un documento electrónico?
Para llegar en este trabajo a una conclusión sobre qué es un
documento es necesario abstraerse de la enorme polémica que ha generado
este concepto en todos los tiempos entre los especialistas de la información.
La exposición siguiente se basará en el concepto de Michael Buckland,
el cual lo define como un contenedor de información, es decir, aquello
que hace posible organizar, presentar y gestionar información relativa
a un hecho, una persona o una temática determinada.1
Aunque este es un criterio que se ha utilizado generalmente con objetivos prácticos
resulta, entre todos los analizados, el más general. No solamente son
ejemplos de documentos según esta definición una carta, una fotografía,
un video, un informe, o cualquier otro contenedor de información que
tenga un significado y esté sujeto a un contexto determinado, apoyados
en el papel; también pueden reconocerse como documentos una escultura,
piezas de museo, personas, animales vivos u otro objeto que sin estar asociado
al papel contenga información.
A pesar de que un documento puede valerse de cualquier medio para existir, este
se gestiona como una unidad de información independientemente de su formato
o el medio en que se almacene. Por ejemplo, una carta dirigida a un cliente
de la organización puede ser un documento de papel, un archivo creado
con un procesador de textos, un mensaje de correo electrónico o una imagen
digital de una carta impresa, pero de cualquier manera podrá procesarse
siempre como un mensaje de una persona o institución a otra, creada para
transmitir determinada información.
Se tratará, en particular, el medio electrónico, porque ofrece
al documento condiciones especialmente favorables para su generación
y uso, debido a la organización que presenta su información.
El término “documento electrónico” es un concepto relativamente
nuevo y no menos debatido que el visto anteriormente. A los efectos del presente
estudio, se denominará un documento como electrónico si se encuentra
físicamente almacenado en un dispositivo electrónico o unidad
de almacenamiento externa de un dispositivo de este tipo, comprensible sin ningún
procesamiento adicional, excepto la presentación del monitor o de la
página impresa. Cualquier archivo de computadora que tenga un contenido
válido para el trabajo de un universo de usuarios, por reducido que sea,
se considera un documento electrónico.
Como ejemplos de documentos electrónicos aparecen las imágenes
de documentos impresos llevados al formato digital, los archivos con diversos
contenidos creados electrónicamente como son los documentos de texto,
tablas, gráficos o presentaciones, informes, ficheros de audio y videos.
Si se considera que un documento electrónico es una categoría
particular de documento, y que todo documento puede gestionarse por una persona
u organización de acuerdo con sus intereses, podemos referirnos a la
gestión de documentos electrónicos como el proceso de creación,
almacenamiento y utilización de los documentos electrónicos, que
incluye su selección, clasificación, conservación, búsqueda,
recuperación, reproducción y diseminación, a partir de
dispositivos electrónicos.
En los últimos 10 años un conjunto de empresas se han lanzado
a producir tecnologías para el almacenamiento y la gestión de
documentos electrónicos. De esta forma se han desarrollado dispositivos
con altas capacidades de almacenamiento de información y programas que
no sólo permiten crear registros electrónicos cuyo contenido gire
alrededor de documentos, sino también almacenar y recuperar estos de
manera eficiente, es decir, tecnologías que permiten crear y gestionar
el archivo electrónico de cualquier organización, así como
colocarlo a disposición de sus empleados y usuarios.
Las tecnologías físicas, en que se apoya la gestión de
documentos electrónicos, dependen en gran medida de las principales compañías
productoras de hardware a nivel mundial. Por otra parte, un grupo de
empresas se ha dedicado a la investigación y la publicación sobre
el tema, así como la producción de software especializado.
Entre ellas se destacan las siguientes:
- Cuadra Associates, que produce el STAR.2
- EDUCOM Business Solution, que produce el RecordMANAGER.3
- Information Network, Inc., con su programa InSight.4
- Provenance Systems, que produce el ForeMost.5
- La compañía TOWER Software, actualmente en el mercado con el
TRIM.6
- Altris Software, Inc., que ha creado el eB.7
- Hyland Software, Inc., con el software OnBase para la gestión.8
- IBM Corporation, produciendo el Content Manager y el Enterprise Information
Portal.9,10
- Identitech, Inc., con el FYI.11
- Magellan Software, en el mercado con el SpyVision.12
- Optical Image Technology, Inc., produce el Total Solution.13
- SolCom, Inc., con su Suite de Productos SolCom, además del MultiManager.14
- TREEV, Inc., que vende actualmente el TREEV 2000.15
Las tecnologías para la gestión de documentos electrónicos pueden clasificarse de manera general según estas categorías:
El software para la gestión de documentos está orientado a resolver
un problema muy común por estos días en las organizaciones pues
es difícil recuperar y gestionar información de una manera eficiente
sin una estructura común, creada mediante la computadora, el uso de Internet
y de las intranets.
Estos programas de computadora se convierten en herramientas para ayudar a los
usuarios que trabajan con documentos, independientemente del formato en que
se crearon. Entiéndase, por ejemplo, documentos creados bajo el formato
de 32 bits impuesto por Windows como sistema operativo y las herramientas del
Office; otros generados por herramientas muy utilizadas bajo el entorno de MS-DOS
que aún persisten en muchas organizaciones, y otros que realmente “parecen”
incompatibles, debido a la naturaleza de las aplicaciones con que fueron creados
o de la información que contienen, publicaciones electrónicas
y documentos de Internet.
El software para la gestión de documentos permite a las organizaciones
recuperar, de forma rápida y eficiente, archivos creados electrónicamente.
Permiten asociar índices a los documentos con el objetivo de describir
sus características fundamentales: el tipo del documento, autor, aplicación
con que fue creado, y otros que los describirán. Además, estos
sistemas posibilitan mantener almacenada información sobre las revisiones
realizadas y añadirles mayor seguridad.
El conocimiento no es una entidad física y tangible, la gestión
del conocimiento no es realmente un producto, sino un proceso, una forma de
relacionar la información y la experiencia, y de colocar el producto
obtenido a disposición de todos los trabajadores de la organización
para que estos realicen su trabajo de una manera más eficiente.16 Se
puede definir de muchas formas. Una conceptualización interesante puede
ser la de Doculabs,17 que la ve como la relación de la experiencia del
colectivo que conforma la organización y la distribución de esa
experiencia al personal indicado en el momento justo; es el proceso de gestionar
y compartir el capital que representa el conocimiento de los miembros de la
organización.
El crecimiento de las fuentes de información, sobre todo el provocado
por el desarrollo del World Wide Web, ha favorecido la tendencia al desarrollo
de la gestión del conocimiento como disciplina. Los usuarios se encuentran
frente a un volumen de información mayor del que pueden procesar diariamente,
lo que imposibilita distinguir entre la información realmente valiosa
y la carente de valor. Los productos que ofrece la tecnología para la
gestión del conocimiento intentan resolver este problema; en ellos las
tecnologías de información y comunicación tienen particular
importancia.
Las capacidades básicas de estos productos comprenden la recopilación
de información, su categorización, distribución cuando
sea necesaria, y la colaboración entre usuarios para facilitar que el
conocimiento no se vuelva obsoleto y se reutilice.
El término “imaging” se ha utilizado para definir el hecho de crear imágenes en formato digital a partir de documentos impresos, así como de asociarles índices, almacenarlos, recuperarlos y distribuirlos como imágenes electrónicas de los originales. Se trata de eficientes sistemas de gestión de documentos electrónicos que convierten documentos “legibles por el hombre”, usualmente papel, en documentos “legibles por la computadora”. Todo esto permite que la organización recopile, almacene, archive y recupere imágenes electrónicas de documentos impresos.18 Con estos fines se ha desarrollado el formato TIFF (Tagged Image File Format), que durante un tiempo se mantuvo como el más utilizado por los fabricantes de tecnologías para el Imaging. El liderazgo en la actualidad está compartido con el formato PDF (Portable Document Format) de Adobe, el que universalmente es aceptado por todos.
Las tecnologías para el flujo de trabajo o workflow se han diseñado
para automatizar ciertos procesos de trabajo internos de la organización.
Estos sistemas se apoyan en versiones electrónicas de los documentos
que se mueven a través de diferentes departamentos de la organización
para su consulta o modificación por diferentes miembros de esta, lo cual
crea un nuevo concepto del trabajo en grupos.19
Los programas reguladores de flujos de trabajo planifican los procesos, envían
automáticamente los documentos a los diferentes departamentos y siguen
el estado del documento durante todo el proceso.
Uno de los desafíos más importantes para todos los sistemas dedicados
a la gestión de documentos electrónicos es incluir entre sus fondos
documentos ya existentes. Por esta razón se le brinda especial atención
al desarrollo de tecnologías para la conversión de documentos
al formato digital.
Estas tecnologías incluyen, además de scanners, softwares para
la conversión de documentos, reconocimiento de caracteres y procesamiento
de paquetes de información. Aunque la funcionalidad de esos productos
no está encaminada a estrategias de almacenamiento o recuperación
de información, permiten crear imágenes electrónicas de
documentos creados inicialmente en papel y, a partir de la copia digital del
documento, desarrollarlo y extraerle información.
Es importante destacar la diferencia entre las tecnologías para la conversión
de documentos al formato digital y el Imaging, visto previamente. El Imaging
se propone obtener imágenes electrónicas de documentos en papel,
mientras que los sistemas de los otros están encaminados a crear documentos
electrónicos a partir de otros documentos que fueron creados inicialmente
en papel. Actualmente, debido a su gran funcionalidad, las organizaciones encuentran
en las tecnologías para la conversión de documentos al formato
digital, un componente importante de su sistema de desarrollo.
Todo sistema necesita de formas eficientes de archivar documentos y datos,
así como de colocarlos a disposición de sus usuarios; es por ello
que el almacenamiento y recuperación es un componente esencial en el
desarrollo de los sistemas para la gestión de documentos, esto para todos
está claro, si se habla del mundo de los documentos impresos. Pero, ¿cómo
llevar los conceptos tradicionales de la gestión a los documentos electrónicos?
Necesariamente deben mantenerse los conceptos de archivos personales, transitorios
y oficiales, en el sentido tradicional de la palabra, así como los mecanismos
para insertar, recuperar o eliminar documentos, los aspectos legales, etcétera.
El problema aparece en el momento en que los documentos electrónicos
se convierten en registros.
El concepto de gestión de archivos no es nuevo. Se dice que desde que
existieron registros para almacenar, existió la gestión de archivos.
Como registro se entiende, a los efectos de este trabajo, cualquier información
relativa al trabajo de una organización. Todo documento que emplea una
organización puede considerársele como un registro: los formularios,
correspondencia, órdenes, etcétera. Un registro puede ser cualquier
documento, físico o electrónico, con un contenido, una estructura
y un contexto determinado. El contenido es la información implícita
en el documento. La estructura es su apariencia física o el tipo del
documento (carta, memo, reporte, etc.). El contexto lo determinan cuestiones
como el uso que se le otorgue al documento, sus propósitos y a quien
esté dirigido.
La gestión de archivos se apoya fundamentalmente en tres tipos tradicionales
de registros:17
A partir de estos tipos de registros giran aspectos que deben resolverse por
la industria dedicada a la creación de tecnologías para la gestión,
y asimilados por las organizaciones a quienes van dirigidas estas tecnologías.
Una vez que un documento es declarado como un registro, la organización
puede categorizarlo siguiendo determinado criterio, retenerlo por cierto período
de tiempo y destruirlo cuando determine que no lo necesitará más.
Tradicionalmente los especialistas en la gestión de archivos han ejecutado
un conjunto bien definido de funciones: clasificar los registros, almacenarlos
de alguna manera que facilite su recuperación (en carpetas, cajas, etc.),
buscar la localización de los registros, recuperarlos cuando sean necesarios
para la organización y destruirlos tan pronto sea posible o moverlos
a un archivo permanente. Durante años los encargados de la gestión
de registros y los archivos se han especializado en estas funciones.
Esto ha provocado que persista el criterio de que la gestión de archivos
es una tarea de perfil estrecho, y que las personas que se encargan de esta
actividad tengan una relación escasa con el resto de los especialistas
de su organización.
Con el desarrollo de las llamadas nuevas tecnologías han surgido nuevos
conceptos, como el de gestión del conocimiento, los que han demostrado
que los registros almacenados son la memoria viva de la organización,
con una importancia mucho mayor que la que se le concedía hasta el momento.
Mucho más si pensamos que los documentos electrónicos dentro de
las organizaciones han ganado en cantidad e importancia, junto a la necesidad
de manejarlos. Todo ello ha provocado que la gestión de archivos gane
cada día en importancia.
A principios de la década del 80, aparecieron los primeros programas
de computadora para la gestión de archivos, basados fundamentalmente
en registros de papel, cuya finalidad era facilitar el trabajo de las personas
que se dedicaban a estos menesteres. Los nuevos sistemas ayudaban a los especialistas
en esta rama a ejecutar sus tareas diarias: crear planes de diseño y
clasificación, establecer programas de retención de registros,
localizarlos, así como manejar el almacenamiento físico. Estas
personas incluso manejaban las cajas de papeles, pero ya tenían al menos
una herramienta que los ayudaría a encontrar la información y
les recordaría cuándo mover o destruir determinado registro.
Muchas organizaciones han comenzado a manejar grandes volúmenes de registros
corporativos que incluyen, además de los tradicionales, mensajes de correo
electrónico, documentos adjuntos a estos mensajes, documentos creados
con un procesador de textos, hojas de cálculo, etcétera. De esta
forma, el concepto de sistema para la gestión de archivos se ve asociado
al uso efectivo, la reutilización y también la disponibilidad
de información en formato digital, cuestión vital para la empresa.
De esta forma surgió y se encuentra actualmente entre las primeras dentro
del campo del hardware y software lo que apoya las labores tradicionales de
la ciencia de la información y la bibliotecología, especialidad
que se dedica a la creación de tecnologías para la gestión
de archivos.
La gestión de archivos, como parte importante de los sistemas para la
gestión de documentos electrónicos, se propone brindar a los individuos
y las instituciones, las facilidades para un uso efectivo y eficiente de los
documentos, a partir de la maximización de los beneficios obtenidos por
el uso de la información contenida en los documentos y la minimización
de los costos de adquirir, procesar, usar y eliminar estos documentos.
Con todo lo descrito hasta el momento, sin restar un mínimo de importancia a los sistemas para la gestión de documentos en los formatos tradicionales, sobre todo aquellos que se realizan para los documentos en papel, se hace evidente que uno de los campos de la ciencia de la información y la bibliotecología en que más directamente han influido las tecnologías en los últimos tiempos es en la gestión de los documentos electrónicos. Así, la aparición y masificación de los documentos electrónicos a través de las tecnologías ha permitido: reducir el espacio físico de archivo, mantener un único conjunto de información que contenga todo aquello que fue o es importante para la organización, posibilitar la localización rápida por una gran diversidad de criterios, facilitar el procesamiento paralelo de información contenida en documentos, en lugar de que el usuario deba esperar porque otro termine con ellos para consultarlos, preservar los documentos originales, con la eliminación de los riesgos que trae consigo el deterioro de los documentos por su uso, integrar la documentación en procesos de trabajo, controlar versiones, eliminar las copias incontroladas, distinguir el papel en circulación, controlar el acceso al archivo por niveles de seguridad, eliminar la pérdida de documentación, mejorar, de forma general, el manejo de información que puede resultar determinante para el desarrollo de la organización, relacionar información por grupos y tipos de usuario y evitar redundancia en la documentación.
A diferencia de los documentos en papel, los documentos electrónicos
se han aceptado como tal hace sólo unos años, esto ha provocado
que algunos aspectos legales aún no estén definidos del todo para
este formato, aunque en la mayoría de ellos se trabaja arduamente. Aunque
existen leyes a su favor, como la “Technology Policy 96-16A”,20 dictada
en New York para facilitar el intercambio de información entre el estado
y determinadas agencias mediante los sistemas para la gestión de documentos
electrónicos, la confiabilidad de un documento electrónico, entendida
como la capacidad de que el documento pueda ser tomado como prueba en un sentido
legal, es todavía una aspiración de los especialistas.
La confiabilidad del correo electrónico, por una parte, no está
totalmente aceptada; tampoco así las copias de documentos electrónicos,
las firmas digitales y otras cuestiones de índole legal. No obstante,
cada día se logran avances en estas áreas, que fortalecen el vertiginoso
desarrollo de la gestión de los documentos electrónicos. Mientras
tanto un sinnúmero de organizaciones se valen de estas herramientas para
el desarrollo de sus actividades cotidianas.
Las ventajas mencionadas de la gestión de documentos electrónicos
las que aparecen como resultado del desarrollo tecnológico actual, fundamentalmente
las redes y los servicios que las soportan, por ejemplo; el correo electrónico,
la industria generadora de tecnologías para la gestión de archivos
se transforma, inserta nuevos productores en el mercado, convierte en perdedores
a unos y ganadores a otros. Tarde o temprano, entran en este juego todas aquellas
organizaciones que tengan la suficiente visión para prever la necesidad
de soportar su funcionamiento en una gestión consistente de los documentos
electrónicos en un futuro no muy lejano, y que además, disponga
de los recursos para adquirir las tecnologías de hardware o software
necesarias para ello. De estas organizaciones, algunas tienen éxito en
su transformación y otras fracasan debido a otros aspectos imprescindibles
a considerar para el éxito, como haber carecido siempre de una sólida
política de gestión de la documentación en forma tradicional
y querer saltar a una fase superior sin haber superado la otra. Pero, ¿de
qué organizaciones se habla?
Se hace referencia –y subyace en el texto– sólo a algunas organizaciones,
sobre todo de países desarrollados. Considérese que, a pesar de
la clara tendencia al descenso de los precios de computadoras y los componentes
de hardware, el costo aproximado de uno de los paquetes de programas para la
gestión de documentos electrónicos oscila entre 60 000 y 100 000
dólares anuales, un precio muy lejos de las posibilidades de pagar por
una organización de un país en vías de desarrollo.
¿Significa esto que no existe para las organizaciones de los países
en vías de desarrollo la oportunidad de gestionar de manera eficiente
todos aquellos documentos que genera o recibe en formato electrónico?
Si bien los sistemas para la gestión de documentos electrónicos
tienen precios por encima del alcance de muchas organizaciones, estos se convierten
en un aspecto estratégico de la infraestructura para el manejo de la
información dentro de la organización, imposible de rechazar o
aplazar su atención.
Los departamentos vinculados a la gestión deberán enfrentar ante
todo la carencia de políticas de gestión de documentos dentro
de las organizaciones a las que pertenecen. Hasta el momento la mayoría
de los documentos que son generados o recibidos por la organización y
sus miembros en formato electrónico, sobre todo los que llegan mediante
el correo electrónico, se pierden una vez que dejan de ser interesantes
para el emisor o el receptor del documento. Generalmente no existen políticas
que conviertan un documento en un registro, sea personal, transitorio u oficial.
Muy pocos documentos electrónicos dejan de ser de quien los genera o
recibe para pasar a un archivo organizacional, pues muy pocas organizaciones
se han percatado de que necesitan contar con un archivo electrónico.
Los departamentos relacionados con las tecnologías tendrán que
asumir papeles relativos a la administración, tarea ajena a ellos hasta
hace unos años. Necesitarán desarrollar sistemas que se integren
a las actuales tecnologías que posee o adquiera la organización:
intranets, bases de datos, sistemas para el trabajo en grupo, etcétera.
Los departamentos encargados de las tecnologías tendrán la obligación,
además, de manejar el software, también el hardware que soporte
el almacenamiento de los registros: discos duros, compactos, etc., aspectos
que encarecen aún más el proceso.
Por su parte, para garantizar el funcionamiento interno, la dirección
de la organización está obligada a adquirir la tecnología
necesaria que garantice crear una red local de computadoras y enlazarla en lo
posible a las redes de organizaciones análogas. Las redes internas no
necesariamente deben contar con la tecnología de punta en el mercado.
Las estaciones de trabajo pueden ser computadoras con la capacidad mínima
necesaria para la implantación en ellas de las aplicaciones para la creación
de los documentos necesarios para el funcionamiento de la organización,
así como los necesarios para la comunicación en el interior de
la organización. No obstante, deben contar con al menos una computadora
con la mayor capacidad de almacenamiento y potencia de cálculo posibles
para las condiciones de la organización, pues en ella se hospedarán
las bases de datos de la organización y los mecanismos de acceso a estas
por sus miembros.
Se proponen, derivadas de estas funciones, una serie de medidas encaminadas
a promover la gestión interna de la organización y el trabajo
en grupo. Entre ellas se pueden señalar:
Como parte de la política a definir dentro de la organización,
se sugiere considerar los siguientes aspectos: identificar el valor exacto del
documento a procesar y almacenar, determinar su ciclo de vida, asegurar la continuidad
de la calidad de su información, garantizar que una vez almacenado, este
no pierda valor, facilitar el acceso a la información y preservar los
documentos de mayor relevancia.
Entonces, la organización contaría con mecanismos –tal vez
eficientes– de gestión de documentos electrónicos, que repercutan
finalmente de manera positiva en la satisfacción de las necesidades de
sus trabajadores y usuarios, sobre todo de las personas encargadas de esta tarea,
cada vez más importante, dentro de cada organización.
Se concluye que la evolución de los sistemas para la gestión de
documentos electrónicos ha sido realmente vertiginosa. Los volúmenes
de información en formato electrónico aumentan diariamente de
una manera imposible de obviar, la multimedia como tecnología revoluciona
las características de los documentos en formato digital, aumenta cada
día la capacidad de procesamiento y almacenamiento de los equipos de
cómputo y disminuyen sus precios. Todo esto prepara las condiciones para
que las organizaciones definan sus propias estrategias de gestión, que
impulsarán su desarrollo hacia la era del conocimiento. Desafortunadamente,
continúa siendo un privilegio de organizaciones de países desarrollados.
Para el resto las condiciones están creadas; existen alternativas.
Electronic document management as a response to the new conditions of the information context.
The industry of electronic document management systems is in charge of the development of technologies for carrying out such important tasks in the world of information as the handling of documents in digital format, the conversion of paper-made documents into such format, the electronic publications and the automated file management. The technologies for electronic document management, their main advantages over the traditional systems and an alternative for the electronic document management in organizations from the developing countries are briefly described. In general, all the technologies for the electronic document management facilitate the acquisition, management, storage, shared use and direction by the organizations.
Subject headings: ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT/technology; INFORMATION MANAGEMENT.
Recibido: 12 de abril del 2001. Aprobado: 9 de mayo del 2001.
Lic. Alexeis García Pérez.
Facultad de Comunicación. Universidad de La Habana.
Calle G No. 506 Vedado. Ciudad de La Habana. Código Postal 10400. Correo
electrónico: alexei@fcom.uh.cu
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Licenciado en computación. Profesor Instructor.